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多读书 | 《金字塔原理》· 有效表达背后的结构化思维

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2024-02-27
多读书 | 《金字塔原理》· 有效表达背后的结构化思维

一、什么是金字塔原理

金字塔原理从狭义上来看,是一种结构化的内容表达格式,是一种公文写作技巧,它强调将信息组织成一个层次分明的结构,类比为金字塔结构,重点突出、逻辑清晰、层次分明、简单易懂,从而使个人的思路更加清晰,或使得读者、听众更容易理解和接受。

泛化来看,金字塔原理这种内容结构背后,实际上是一种结构化思维模式,除了表达外,还能帮助个人更好思考和决策。


二、金字塔原理的基础结构

2.1 金字塔原理的关键要素

金字塔原理基础的使用场景,就是写一段文字或者做一份PPT,总结一些工作内容或者汇报一些工作问题,并在这个过程中对需要表达的内容进行规范化处理。

类似初高中作文常见的“总-分-总”结构,金字塔结构要求表达的内容必须结论先行,行文的任意层次思想必须是对下一层级思想的总结概括,每组的思想必须属于同一逻辑范畴,每组的思想必须按照逻辑顺序组织。

这种处理后的内容基础结构包括三个关键元素:

1、总结性的提炼;

2、分层的组织;

3、逻辑的展开。

总结性提炼是将主要观点提炼出来,形成一个清晰的总结;分层的组织是按照逻辑次序将信息组织成层次结构;逻辑的展开是通过逐层展开解释,深入阐述每个观点。

2.2 金字塔原理案例

以询问为例,非金字塔原理的表达习惯把背景分开罗列,最后提出问题;符合金字塔原理的表达会先提出问题,并对问题背后的原因分组阐述。

  • 非金字塔原理的内容表达

约翰·科林斯来电话说他不能参加下午3点会议了。哈尔·约翰逊说他不介意晚一点开会,明天开也可以,但明天10:30以前不行。唐克利福德的秘书说,唐克利福德明天晚些时候才能从法兰克福赶回来。会议室明天已经有人预订了,但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行吗?

  • 符合金字塔原理的内容表达

今天的会议可以改在星期四上午11点开吗?因为这样对科林斯和约翰逊都更方便,唐克利福德也能参加,并且本周只有这一天会议室还没有被预订。


三、《金字塔原理》书本简介

3.1 作者简介

芭芭拉·明托(Barbara Minto)在美国俄亥俄州克利夫兰市出生和长大。

明托1961年进入哈佛商学院,为第一批女学员之一;1963年被麦肯锡顾问公司聘为该公司有史以来第一位女性顾问。她在写作方面的长才很快得到赏识,并于1966年被派往伦敦,负责提高麦肯锡公司日益增多的欧洲员工的写作能力。

1973年她成立自己的公司,推广明托金字塔原理(Minto Pyramid Principle)。

3.2 章节简介

3.2.1 表达的逻辑

本篇内容介绍了金字塔原理的基本概念,以及如何利用这一原理构建基本的金字塔结构。内容的核心放在对金字塔原理的理解和介绍了一些简单的公文写作技巧。

3.2.2 思考的逻辑

本篇举了许多案例,突出了迫使自己思考对明确阐述思想的重要性。本篇核心内容介绍了如何深入细致地把握思维的细节,以保证使用的语句真实、明确地呈现希望表达的思想。

3.2.3 解决问题的逻辑

本篇面向的读者对象是需要写研究报告,或需要分析复杂问题、提出结论以作出决策的人。本篇介绍了如何在解决问题过程的不同阶段,使用多种框架组织分析过程,使思路进行预先组织,从而可以更方便地应用金字塔原理。

3.2.4 演示的逻辑

本篇介绍了设计PPT演示幻灯片的技巧,可以帮助个人在用演示文稿呈现具有金字塔结构的思想,使读者或观众更有效地理解、接收信息。


四、表达、思考、决策中的金字塔原理

本书分四个部分分别介绍了金字塔原理在表达、思考、解决问题和演示中的作用,但实际上在个人的学习和使用中,需要理解其中的内在关联:

表达的本质是进行有效的信息交流,使用金字塔结构的内容表达形式能有效做到这一点,而这种金字塔式的表达形式需要金字塔式的结构化思维模式,学会这种金字塔式的思维模式同时能帮助个人做出更好的决策。

本书的主要目的是教会读者如何进行更好的公文写作(表达),很多技巧主要是落在了写作行文的讨论上。在互联网办公中,个人认为更应该探究在这种写作方式的背后,金字塔原理在不同行为阶段有什么更有效地指导意义,对此,个人拆分了三个行为阶段来对金字塔原理做更泛化地讨论:

  • 表达过程中: 在表达阶段,金字塔原理帮助确保信息传递的清晰度和效果,使得听众或读者更容易理解和接受你的观点。

  • 思考过程中: 在思考阶段,金字塔原理帮助人们梳理思维,将复杂的问题分解为简单易懂的层次结构,从而更容易理清思路。

  • 决策过程中: 在决策阶段,金字塔原理通过清晰的结构,使人们能够更有效地权衡利弊,做出明智的决策。

需要明确的是,这些行为过程并不单独存在,表达的内容需要基于思考,表达的结构规范着思考方式,后文会对两者进行详细说明。

此外,决策是思考的重要应用场景,特别是按照金字塔原理的思维模式,能衍生出丰富的决策方法论,故对此进行单独讨论。


五、表达和思考的关系

5.1 理解的方式,要求表达和思考的方式

想要了解如何有效地进行表达,就需要先知道人接受信息如何有效地进行理解。在实践中,已知个人接受信息时最容易理解的顺序是:先了解主要的、抽象的思想,然后了解次要的、为主要思想提供支持的思想。

这种理解顺序就要求表达最好也是按照类似的顺序进行,金字塔结构也就应运而生。

同时,大脑的短期记忆无法一次容纳约7个以上的记忆项目,也就是说除了这种主次关系外,如何去组织内容的关联性也很重要,需要有逻辑的去组合、分级思想,把某一些层级某一个组内的想法限制少于7个,让理解者的大脑更能有效地理解、记忆信息。这就需要表达者刻意地思考如何进行有效组织、拆分想法。

5.2 表达和思考的关系互为表里

在理解方式的限定下,金字塔原理不仅是一种行文书写的模版,更是一种组织思考的逻辑方式,在把内容组成金字塔结构之前,首先就要求在思考的阶段能按照金字塔结构的思维模式去分析内容。

在思考阶段,金字塔原理可以作为一种框架,帮助整理思维。首先,明确总结性的提炼,然后分层组织思想,最后逻辑展开。这样的思考过程面向自己,有助于深入挖掘问题本质,使得思考更加系统和有条理。

在表达阶段,使用金字塔原理意味着首先给出一个清晰地总结,然后逐步展开,提供详细的信息。这种结构面向他人,使得读者或听众在开始阅读或听取时能够迅速了解主要观点,而后续的细节则在逻辑上有序地展开。


六、如何构建表达的金字塔

6.1 自上而下构建表达金字塔

书中给出两种构建金字塔方法,分别为自上而下和自下而上的构建方式,但在实际使用时需要明确,最终表达给观众或读者的内容结构,始终是自上而下的金字塔式结构。

在方法论的研究中,自上而下、自下而上更多偏向的是如何思考的路径选择,后文会在思考板块详细介绍。此处结合书中的公文写作技巧、PPT演示技巧,讨论表达内容的具体结构。

如何将大量的想法构建成金字塔结构呢?实际上就是基于核心的主题去不断向下回答问题

作者在书中将“想法”、“思想”定义为:向受众发出新信息并引发受众疑问的语句。在文章或者PPT里,这就是每段文字的中心句,或章节简介,也就是我们需要构建的金字塔的每个节点。它需要有两层作用:

1、发出新信息,基于上一层已知信息引出问题的解答;

2、引发受众疑问,即带来新的问题,引出下一层的解答。

表达的金字塔既是要构建这样一个反复提问、反复解答的结构把想法不读深入,在这种结构的要求下,金字塔里的纵向结构就是对问题的持续解答,直至读者、听众没有疑问;金字塔里的横向结构就是对单个问题归纳总结的多个论据。

6.2 请组织一个序言

得出这样一个反复提问、反复解答的结构已经能有效地阐述想法了,但对于向读者或者听众来表达,还缺少了一样东西,就是对这个想法来源的解释,这就需要对写作或者演讲的内容在一开始就给个序言。这个序言需要包括背景、冲突和疑问,构建的整个金字塔既是在解答序言中的疑问。

将序言加入之前反复提问的结构后,最终得出这样一个完整的表达金字塔:

关于序言的写作,书中针对写作目的给出了多种写作建议,汇总如下:

在具体的写作或表达案例中,需要注意的是比较清晰地去划分内容并按照S(背景)C(冲突)Q(疑问)的顺序进行表达,有时候我们未必需要明确已疑问的方式说出具体的疑问,但需要通过明确的冲突说明,让读者或听众明白真正的问题是什么。

比如这样一段表述:

发现数据增长有问题,打算做xx解决这个问题。

这种表述背景和冲突不清,可能给读者或听众带来双重疑问:到底该如何做xx?做xx真能解决这个问题?

如果此时已经通过研究明确某些下一步方案,后续的内容集中在如何实施方案上,那就需要将这种前提明白表示在背景中,让读者或听众更集中在对实施方案相关信息的思考中。

对此这段表述就可以优化为:

发现数据增长有问题(背景),市面上会使用xx方案(我们没用过这个方案,冲突),我们打算如何做这个方案(疑问)。

在明确一个基础的表达结构后,就需要着眼于金字塔具体的节点安排了,一方面写作和演讲需要对金字塔的结构进行有效合理的线性安排,另一方面,针对同一主题大量的想法需要合理地分组和排序来方便听众或读者理解。这就需要进一步去学习金字塔式的思维模式。


七、如何构建思考的金字塔

7.1 自下而上构建思考金字塔

一般情况下,在进行表达金字塔的构建过程中,通过这种对核心主题的不断询问下,针对需要解答的疑问就能穷尽答案,按照回答问题的顺序进行内容阐述即可。这种自上而下的思维模式相对来说较为简单。

但当某个问题较为复杂,有多方原因和影响因素时,很多问题会被忽视或无法直接解答,这时候就需要更深度地进行结构化思考,需要做的事情有3个:

  1. 列出所有思想要点(找出每一个金字塔节点)

  2. 找出想法间的逻辑关联(构建横向联系)

  3. 得出结论(构建纵向联系)

在这个过程中构建想法和寻找逻辑本身并不是独立的事件,因为某些想法可能就是依据其他想法总结、推理得出,在构建思考金字塔时最关键的是关注想法本身,也要关注想法的逻辑。

7.2 想法只来自演绎和归纳

想法的逻辑推演,只存在演绎推理和归纳推理两种模式,在理清想法的过程中需要明白这两种推理模式的区别:

演绎推理:先找到出现的问题或者存在的现象;分析产生问题的根源、原因;最后解决问题的方案或结论

归纳推理:先找到能够表示该组所有思想的名词(主题);再去找该组思想中必定有两个以上的该类思想

通过演绎推理和归纳推理就可以基本构建一个思考的金字塔,这种结构化的思考模式可以把所有相关的关联串接起来,从底层的信息一路向上得出结论。

7.3 逻辑排序的本质是有效分组

在获取基础信息并通过演绎和归纳获得基础的想法结构后,就需要通过找到逻辑顺序去把想法归类,有序地构建在一个思维金字塔里,方便后续去转换为表达金字塔,或帮助自己进一步思考、决策等。

去构建这种逻辑顺序本质就是把同一层级的想法分组,在推理构建的基础思维金字塔上,再按照一定逻辑去构建横向关系,这种分组有两个作用:

1、增加想法间的关联性,方便想法管理;

2、确定想法表达的线性顺序,方便他人的理解;

这种结构化分析的方法只有3种:呈现有形结构、寻找因果关系和归类分组。书中给出了三种想法的逻辑顺序:

1、时间顺序(因果):按照时间顺序,组织思想组中需要采取的行动顺序依次表述达到某一结果必须采取的行动;

2、结构顺序(有形结构):如组织架构图、地点顺序、关键成功要素示意图等固有结构区分想法;

3、程度顺序(归类分组):按照需要,创造合适的程度去区分想法。

与未进行逻辑顺序处理的思维金字塔相比,处理后的思维金字塔层级更加丰富,单层项目精简、易于理解,更容易想别人表述或进一步辅助决策等。

需要注意在进行结构顺序分组时符合MECE原则,

各部分之间相互独立(mutually exclusive),没有重叠,有排他性

所有部分完全穷尽(collectively exhaustive),没有遗漏。

这种逻辑顺序的二次处理是金字塔原理思维模式相当重要的一环,比如按照这种思维模式去考虑客诉问题:

  • 提交报告的周期不恰当。

  • 库存数据不可靠。

  • 获得库存数据的时间太迟。

  • 库存数据与销售数据不吻合。

  • 客户希望能改进报告的格式。

  • 客户希望去除无意义的数据。

  • 客户希望突出说明特殊情况。

  • 客户希望减少手工计算。

首先按照归纳推理,按照问题类别分类,如下:

按照解决问题的过程也可以将相同的问题进行不同顺序的归类:

可以看出对问题的逻辑顺序划分方式,非常严重影响着想法和信息在思维结构里的组成形式,以及进一步深度的思考,因而在基础的逻辑推理构建的基础思维结构外,去考虑想法的逻辑顺序是金字塔原理思维模式的核心流程。


八、把思考变成表达的注意事项

把思考的金字塔转换为实际内容的表达金字塔时,结合人类先主后次、分组归纳的理解顺序,也要求表达者刻意去做一些调整。

1、想法组织上,寻找共性,调整逻辑顺序

上述逻辑顺序是个重要的影响项,比如在进行演绎和归纳时的逻辑顺序更多去回答“为什么”、“是什么”,但如果表达需要的是“怎么做”时,就需要在原有想法上继续进行逻辑推理或进行额外的逻辑顺序变更。

在表达过程中需要找出将这些思想联系在一起的结构上的共性,寻找这些思想间更密切的联系,完成归纳跃进,概括出主题思想。

2、文字描述上,使用带有明确目标、结果的总结句承上启下

表达的金字塔结构,每个节点的想法需要向受众发出新信息并引发受众疑问,通过逻辑推理得到的结论往往只有对内容的总结,在表达时需要对这种结论进行文字上的处理,使其满足这种承上启下的功能。

首先总结句要使用明确的词汇、语句,表达从后文行动、步骤、流程、总结、概括行动的结果和目标。

比如这段表述:

新的计划与控制体系具有4个特点:

1.计划周期及附带控制体系应以年度为基础。

2.计划应通过综合系统制定。

3.计划应自上而下地编制。

4.计划体系将区分现行做法与计划进行的改革。

首先这4个特点无法在时间、结构和程度上构成明确的逻辑顺序,其次,总结句没有明确的目标和结果总结内容或抛出问题,按照实际步骤的逻辑顺序重新排列想法,并添加总结句如下,表述更加直接,逻辑更加通顺:

新的计划与控制体系的目标,是通过以下方式,使公司的所有部门都将工作重心放在提高利润上:

●要求每个部门提供年度利润计划。

●在每个管理层级上协调各部门的计划。

●根据利润计划监督管理人员的工作。

3、在内容结构上,需要注意尽量使用归纳的结构去进行展示想法

  • 使用演绎推理的思维结构,推理过程显得非常琐碎,当进行线性阐释的时候,读者或听众需要跨越大篇幅去关联问题和原因

  • 按照结论先行的逻辑,将演绎推理按照归纳法去梳理后,结构更加清晰明了。


九、决策——金字塔原理拓展的方法论

9.1 处理问题的流程

判断问题是否存在,通常要看经过努力得到的结果(现状),与希望得到的结果(目标)之间是否有差距。通过界定问题并寻找答案的逻辑顺序如下:

对每类问题的思考和处理方法,就会使用到前文的思考金字塔和表达金字塔的一些方法论。

9.2 界定问题

界定问题需要明白一个问题的要素:

●切入点/序幕(Starting Point/Opening Scene) ●困扰/困惑(Disturbing Event) ●现状,非期望结果(R1,Undesired Result) ●目标,期望结果(R2,Desired Result)

这种问题展开方式,是对写序言的SCQ结构地进一步衍生,对问题的详细展开需要将背景进一步细分为切入点、困惑,在冲突中明确现状和目标,对现状和目标由上而下去逐层比对差异,最后提出疑问。

9.3 结构化分析问题

9.3.1 使用诊断框架了解问题背景

研究问题所在领域的结构,即界定问题框架中的序幕或切入点。为了深入进去,你需要采用合适的诊断框架。与思考金字塔的逻辑顺序梳理类似,这种结构化分析的方法只有3种:呈现有形结构、寻找因果关系和归类分组。

呈现有形结构

在此,需要针对切入点的主体对象,画一幅系统的现况或理想状况的图,帮助决定是否要回答这些问题,并找到和分析产生问题的原因。

比如经销商的结构图:

寻找因果关系

诊断问题的第二种方法是寻找具有因果关系的要素、行为或任务,得出最终诊断结果。

一般可以按照以下三种去寻找因果:1.财务结构;2.任务结构;3.活动(行动、措施)结构

归类分组

把所有可能的原因按相似性分类,前提是这种预先的分类有助于综合分析各种事实。

诀窍在于,在上一层的分支进行“相互独立,完全穷尽”的分类,并按此线索,进一步找出可能的原因。然后,通过回答“是”与“否”,确认或排除其中一些原因。

另一种分类的办法是选择结构。其树状图,与用来寻找消极结果原因的行动结构相关,但每次只是进行简单的是非题选择,二选一,一直进行到能准确了解可能的原因时为止。

9.3.2 使用诊断框架明确冲突和疑问

使用诊断框架去寻找解决方案,就是对着寻找诊断框架与问题要素的联系,针对框架去思考如下一些问题:

  • 该结构/系统导致R1。它的现状如何?(即公司的现状。)

  • 该结构/系统导致R1。从逻辑上分析,它在过去是什么样?(即你过去一直做的。)

  • 理想中的结构/系统导致预期的R2。它应该是什么样?(即为了实现目标你需要做的。)

按照解决问题的顺序,将这些问题点与诊断框架结合起来,就构成了完整的决策流程,来思考面临的真正问题和寻找解决方案:

9.4 寻找解决方案

使用逻辑树可以从逻辑上找出解决问题的可能的方案。根据“相互独立,完全穷尽”的原则,对各种可能性作一个系统的逻辑的细分。

根据上述决策流程,找出问题的所有相关性,并反向逐步提出具体的可行方案,如下:

9.5 完整的决策流程

在收集数据之前对问题进行结构化分析,现在已被很多优秀的咨询公司采用。在某种程度上,这种方法是重复传统的科学方法,一个完整决策流程需要一下步骤:

●提出各种假设。 ●设计一项或几项重要的实验,根据产生的结果排除一个或多个假设。 ●通过实验得出明确结论。 ●相应地采取补救措施。

不同阶段对应的问题种类不同,都可以利用金字塔原理去观察问题并分析问题,决策本质也是对问题的一种答案。


十、书本的局限

传统办公或商品经理模式的工作模式过分强调了表达,本书中大篇幅的介绍写作、行文组织方法,交流的背景更多的是“为什么做”;

互联网办公中,更碎片化的交流模式,以及更先进的管理工具和组织架构,信息交流互信问题更少,更多要回答的是“怎么做?”,阅读时更多建议集中在思考篇和解决问题篇;

以模仿表达方式去培养思维习惯,是一种有效的学习手段,需要注意的是在当前互联网合作过程中对一些新生产力工具去套用金字塔原理,比如思考如何以金字塔原理构建表格或看板,在项目过程中以金字塔原理构建知识库等,而不是强硬为了使用金字塔原理过分强调书写或报告形式。